Seperti mana yang diketahui, setiap syarikat berdaftar di bawah Akta Syarikat 1965, perlu mempunyai sekurang-kurangnya seorang atau lebih setiausaha syarikat. Ini menunjukkan pentingnya peranan setiausaha syarikat bagi memastikan syarikat serta pengarah dan pegawai mematuhi peruntukan perundangan dalam mencapai matlamat perniagaan masing-masing. Sebelum melihat lebih jauh, adalah baik diterangkan secara terperinci Kod Etika Setiausaha Syarikat yang dikeluarkan oleh Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) berdasarkan kepada prinsip-prinsip ketelusan, integriti, akauntabiliti dan kebertanggungjawaban.
Dalam menjalankan tanggungjawab, seseorang setiausaha syarikat hendaklah sentiasa mematuhi kod etika di atas yang di antara lainnya menggariskan:-
- Berusaha bersungguh-sungguh ke
arah profesionalisma yang kompeten dan pada setiap masa mempamerkan
kemahiran yang tinggi dalam melaksanakan tugas dan kewajipan jawatannya
- Sesungguhnya, pada setiap masa
melaksanakan kuasanya dengan suci hati, bertindak dengan bertanggungjawab,
jujur serta berhati-hati dan penuh ketekunan di dalam menunaikan
kewajipan jawatannya;
- Mempunyai kefahaman yang jelas tentang
matlamat dan tujuan syarikat serta kuasa dan sekatannya seperti yang
diperuntukkan di dalam Memorandum dan Perkara-Perkara Persatuan
syarikatnya;
- Mempunyai pengetahuan mengenai
peraturan-peraturan dan kaedah-kaedah mesyuarat, khususnya
kehendak-kehendak mengenai korum, pengundian dan peruntukan-peruntukan
berkaitan proksi dan bertanggungjawab untuk mentadbir mesyuarat dengan
teratur;
- Mengamalkan sikap yang objektif dan
positif serta memberi kerjasama sepenuhnya demi kebaikan bersama
apabila berurusan dengan pihak berkuasa kerajaan atau badan-badan yang
mengawal selia;
- Memberitahu ahli lembaga pengarah atau pegawai awam
yang sewajarnya apa-apa maklumat diketahuinya, yang dia dengan jujur
mempercayai bahawa sesuatu penipuan sedang atau akan dilakukan oleh
syarikatnya atau oleh mana-mana pengarah atau kakitangan syarikatnya;
- Membantu dan menasihati pengarah-pengarah
bagi memastikan bahawa pada setiap masa syarikatnya menyenggara suatu
sistem kawalan dalaman yang berkesan bagi menyimpan daftar-daftar dan
rekod-rekod perakaunan yang sepatutnya;
- Sentiasa bersikap saksama dalam
hubungannya dengan pemegang saham, pengarah dan tanpa berat sebelah
berusaha sedaya upaya untuk memastikan pengarah dan syarikatnya mematuhi
perundangan yang berkaitan, tanggungjawab kontrak dan kehendak lain yang
berkaitan;
- Menasihati lembaga pengarah syarikatnya
supaya tidak menerima pakai polisi yang bertentangan dengan
kepentingan stakeholder syarikat;
Pematuhan kod kelakuan di atas
dapat membantu setiausaha syarikat menjalankan tugas dan tanggungjawab beliau
dengan cekap dan efisien. Ia juga akan meningkatkan piawaian pentadbiran
korporat dan menanamkan semangat profesionalisma dan keberkesanan tugas di
kalangan setiausaha syarikat.
Selain itu, SSM juga telah
memperkenalkan Kod Etika Pengarah sebagai usaha mewujudkan satu garis panduan
kepada para pengarah di dalam menjalankan tugas serta cara-cara meningkatkan
prestasi dan nilai syarikat. Sebagai penasihat kepada ahli lembaga pengarah,
setiausaha syarikat perlu arif tentang kod etika ini yang menggariskan prinsip
yang perlu dipatuhi oleh pengarah syarikat di dalam mentadbir syarikat.
Sebagai setiausaha syarikat yang
berwibawa, mereka bukan sahaja perlu mengetahui serta memahami kandungan kod
etika tersebut, malah perlu mendidik ahli lembaga pengarah mengenai
prinsip-prinsip yang terkandung di dalamnya. Selain daripada dua kod etika yang
perlu difahami dan diikuti seperti di atas, setiausaha syarikat juga perlu
memahami serta mendalami aplikasi Kod Tadbir Urus Korporat Malaysia yang
menggariskan kaedah tadbir urus korporat yang efisien.
Di Malaysia, melaksanakan tadbir
urus korporat yang tinggi piawainya adalah merupakan satu "trend"
yang semakin diterima umum. Pembaharuan yang telah dilakukan sekarang ini
adalah tepat dan berada pada landasan yang betul. Malah, sekarang ini wujud
kesedaran yang tinggi di kalangan sektor korporat mengenai kepentingan
tadbirurus yang baik. Pada masa yang sama cadangan telah dibuat untuk
melindungi setiausaha dan pegawai syarikat dari tindakan tidak adil oleh
pengarah yang tidak beretika.
Ini akan membolehkan, setiausaha
syarikat menjalankan tugas dan tanggungjawab dengan sempurna dan teratur
berpandukan kepada Kod Etika yang sedia ada dan berlandaskan amalan tadbir urus
korporat yang terbaik di samping pemahaman yang mendalam mengenai Akta Syarikat
1965 serta lain-lain perundangan berkaitan. Ini akan menggalakkan pengarah,
setiausaha syarikat dan pegawai syarikat bekerjasama antara satu sama lain,
berganding bahu untuk mencapai matlamat kewangan organisasi masing-masing dan
menambah nilai pemegang saham.
MENYEDIAKAN PERKHIDMATAN
KESETIAUSAHAAN DENGAN HARGA YANG BERPATUTAN DI KAWASAN BANDAR BARU BANGI DAN
KAWASAN SEKITARNYA. HUBUNGI 013-6352231 @ EMAILKAN KE norine_acc@yahoo.com.my UNTUK
MAKLUMAT LANJUT.
